O medo das não conformidades
O assunto não conformidade geralmente é bastante temido nas empresas e por isso talvez se tenha tanta dificuldade de identificá-las e tratá-las de forma correta. É importante entender que não conformidades ocorrem e devem ser tratadas de maneira cuidadosa para que a empresa consiga diminuir a incidência de problemas, buscando sempre eliminar a causa raiz. Desta forma, é possível manter os recursos aplicados em processos de qualidade, de forma a torná-los mais eficazes, alocando-os sempre em melhoria contínua em vez de correções de erros repetitivos.
O que é uma não conformidade?
Em um Sistema de Gestão (baseado nas normas ABNT que podem ser para qualidade, ambiental, de saúde e segurança do trabalho entre outros), o termo não conformidade é utilizado quando se refere a um não atendimento de qualquer requisito. E quando falamos em requisitos estamos falando de especificações de clientes, atendimento a legislação e até mesmo de normas internas de cada empresa.
Vamos imaginar uma indústria farmacêutica que determina em seus procedimentos internos que todas as matérias-primas devem receber um código e posteriormente serem armazenadas em prateleiras específicas. Porém se observa no estoque que a maioria das matérias-primas estão sem identificação e armazenadas diretamente no chão. Temos aí um exemplo de não conformidade.
Consequências das Não Conformidades
As não conformidades podem acarretar para as organizações diversos problemas como maiores custos, multas trabalhistas e ambientais, acidentes, além de prejudicar a imagem da empresa e desestimular os funcionários. Por isso, mais importante que tratar as não conformidades é adotar práticas de prevenção para que elas não ocorram.
Identificação e Descrição das Não Conformidades
As não conformidades podem ser identificadas através de auditorias internas e externas, acidentes e incidentes, multas, reclamações de clientes, inspeções e reuniões de análise crítica. A descrição das não conformidades pode ser feita por qualquer pessoa da empresa, porém analisada por uma equipe multisetorial.
Todo relato de não conformidade deve ser feito com o maior número de dados possíveis, devendo no mínimo:
- Descrição do que ocorreu;
- Onde ocorreu
- Pessoas, recursos e materiais envolvido;
- Coo ocorreu.
Esses dados são importantes para evitar erros ou dúvidas na resolução das não conformidades, tais como: conclusões sem evidência objetiva ou não descrição completa das evidências objetivas; erros na identificação do requisito não atendido na norma; falta de clareza na descrição da não-conformidade; relato de detalhes pouco importantes; conclusão por intuição, decisão pelo caminho mais curto, dimensionamento errado do problema, contentamento com uma única solução, desprezo dos detalhes.
Causa Raiz da Não Conformidade
Após a identificação e descrição da não conformidade seguimos com a ação imediata, ou seja, a disposição dada para sanar a consequência do problema. No exemplo citado acima quanto as matérias-primas sem identificação, a ação imediata seria a fixação dos códigos corretos, porém, ela somente ataca o efeito e não a causa. Para que o problema não volte a ocorrer precisamos achar a causa raiz. Para uma verificação adequada destas causas se faz necessária uma equipe multidisciplinar e que tenha espírito investigativo, para que as ações corretivas a serem tomadas sejam as mais prováveis de eliminar o problema.
Técnicas para levantamento de causa raiz
Existem algumas técnicas que podem auxiliar a descobrir a causa raiz do problema, dentre elas temos:
5 porquês: ela questiona o porquê da não conformidade até chegarmos as suas causas raiz, mostrando-nos que ações devemos tomar para eliminar o problema. Prega a aplicação sucessiva da pergunta: por que? Você pode ler mais sobre essa técnica no link https://www.futuraqsma.com.br/2018/05/30/raiz-do-problema-analise-dos-5-porques/
Brainstorming: também conhecida como tempestade de ideias, ela tem por objetivo gerar o maior número de ideias possíveis. É importante que seja feito com o maior número de pessoas possíveis, as ideias não podem ser criticadas, não avaliar as ideias e não passar a vez. Todos os participantes devem contribuir com ideias. Feito isso inicia-se uma avaliação mais crítica para ver quais as hipóteses que devem ser descartadas e outras a serem exploradas
Diagrama de espinha de peixe ou diagrama de Ishikawa ou diagrama de 6ms: ele seleciona ideias dentro de categorias adequadas, utilizando um gráfico que documenta as causas relacionadas a um problema. Deve se eleger um facilitador, definir qual é o problema, indica-lo no centro à direita no flipchart ou quadro negro e desenhar uma caixa ao seu redor e uma seta na horizontal na sua direção/sentido. Faça um brainstorming para a maioria das causas do problema. Método, máquina (equipamento), mão de obra, material, meio de medição, meio ambiente (6M’s). Escreva as categorias das causas como ramificação da seta principal.
Ação Corretiva
Utilizando essas ferramentas podemos selecionar as ações corretivas que sejam mais prováveis para eliminar a causa raiz do problema, lembrando que podem ser definidas mais de uma ação para o mesmo problema e que é preciso eleger o responsável pela ação corretiva e definir um prazo para a tomada de ação.
É muito importante fazer o gerenciamento das ações, a fim de verificar se os problemas voltarão a acontecer dentro de um prazo determinado pela empresa. Também é necessário fazer uma análise crítica das não conformidades por meio de indicadores.
E não se esqueça: Não tenha medo de registrar as não conformidades! É por meio da correta análise dessas não conformidades que podemos fazer as melhorias necessárias.
Assista nosso vídeo sobre o assunto em: https://www.youtube.com/watch?v=aLIX9h3Do64.
Por: Tatiane Carreto – Bacharel em Química
