Problemas da falta de planejamento
Uma das reclamações comuns de empresários é a falta de tempo para que os colaboradores possam frequentar treinamentos. Mas esta adversidade pode ser revertida de maneira simples: com o planejamento de horas mensais que seus colaboradores devem dedicar à capacitação.
Contra fatos não há argumentos: o índice falência de empresas no Brasil é alto porque nossos líderes não empregam práticas administrativas e estratégicas para fazer com que o negócio prospere. E uma das principais negligências é exaustivamente cometida na área de maior relevância para a empresa: o planejamento.
Ao deixar o planejamento de lado, empresários e gestores perdem diversas oportunidades de conduzir a empresa de maneira menos custosa e mais eficiente, o que faz com que os resultados do negócio fiquem muito abaixo do desempenho que poderia ser alcançado.
Isso porque a falta de planejamento desencadeia cinco graves problemas que comprometem o retorno do empreendimento. O primeiro deles é o custo: sem estimar custos, pesquisar fornecedores e antever situações, as despesas e gastos que a empresa tem de honrar serão maiores do que ela poderia apresentar.
Segundo problema comum a empresas que não têm planejamento estratégico: desconhecer as dificuldades da corporação. Problemas e adversidades todas as empresas enfrentam. Mas conhecê-las favorecem também o desenvolvimento de diversas soluções e oportunidades que não seriam evidentes para administradores que conduzem a gestão de forma automática. Por isso, dedique-se a conhecer e melhorar seus processos e operações, pois esta preocupação certamente indicará caminhos inovadores.
Empresas que não têm planejamento estratégico estão mais suscetíveis à crises. Esta lição aprendemos da pior forma possível, já que muitas empresas quebraram por conta da paralisação das atividades econômicas para evitar contágios da covid-19. Mas mesmo na crise, algumas empresas deram exemplo de gestão e planejamento. Foi o caso da Magazine Luiza, que tinha caixa para suportar até dois anos de lojas fechadas.
O quarto problema resultante da falta de planejamento estratégico é a dificuldade em fidelizar clientes, já que a empresa não tem um posicionamento claro – o que faz com que os clientes não entendam o que a empresa faz ou para quê o produto serve.
Por fim, todas estas dificuldades fazem com que a empresa, claro, tenha problemas para crescer.
A importância de planejar
Mais que evitar erros graves de gestão, o planejamento é também uma prática de empresas em que seus líderes são comprometidos com a excelência de seus produtos e serviços e também que investem no Sistema de Gestão da Qualidade.
Por isso, o planejamento é uma das exigências para obter a certificação não apenas da ISO 9001, mas também de normas relacionadas a gestão ambiental (ISO 14001) e gestão da saúde e segurança ocupacional (ISO45001). A Cláusula 6 dessas normas citadas trazem como título a própria palavra “PLANEJAMENTO” e requisitos de determinação de objetivos, metas e programas de como alcança-los.
No requisito 6.3, denominado Planejamento de Mudanças, a norma indica que empresas em ascensão provavelmente enfrentarão mudanças de equipe, estrutura, custos, processos, entre outros. Tais mudanças precisam ser avaliadas e, se necessário, que a empresa tenha um plano de implantação para elas. Assim, planejar o passo a passo desta adaptação facilitará o processo de adaptação da empresa, minimizando riscos e prevendo quais são os recursos necessários para atingir o novo patamar. Tudo isso para evitar impactos negativos para a empresa.
O que planejar
Empresas japonesas são conhecidas pela sua eficiência e por seus produtos de alta qualidade. Porém, é sabido que, para atingir este reconhecimento e reposicionar a economia do país pós segunda guerra mundial, os gestores japoneses são obcecados pelo planejamento. É comum até que estes dediquem mais tempo ao planejamento das ações, a fim de reduzir o tempo e os custos de execução das mudanças planejadas.
Por isso, enquanto consultores, a equipe da Futura recomenda que os gestores contem com diversos tipos de planejamento, entre eles um planejamento de anual, de curto, médio e longo prazo e ainda planejamento para cada grande mudança aplicada na empresa.
Em relação ao calendário anual, os seguintes ações devem receber atenção:
Campanhas de marketing
O departamento de marketing tem como função criar ações que facilitem e agilizem o processo de venda, que, em alguns casos, especialmente na relação entre empresas, o fechamento da venda pode demorar até anos.
Mesmo assim, é comum que muitas empresas deixem o marketing de lado e, sem promover campanhas, percam diversas oportunidades de faturar ainda mais.
Por isso, defina um calendário anual, traçando quais são as melhores épocas sazonais para a venda de determinados produtos a partir de experiências empíricas. Assim, será possível criar com antecedência mais ações para potencializar estas vendas de produtos e serviços.
Metas de vendas
Toda empresa precisa vender um valor mínimo para custear sua operação. Mas, além de bancar a operação, empresa de sucesso é aquela que vende sempre mais.
Para acompanhar este crescimento, nada melhor que definir metas de vendas, que devem ser progressivas e, mais importante: realistas. Afinal, ao receber metas inatingíveis, os colaboradores se desmotivam.
Capacitação contínua
Tão importante quanto planejar é contar com uma equipe preparada para executar as estratégias com excelência. Para isso, as empresas devem investir em capacitação contínua dos colaboradores, pois quanto mais preparados eles estiverem, melhores resultados irão apresentar.
Como planejar
A melhor maneira de planejar mudanças é contar com o Ciclo PDCA, ferramenta que consiste nos seguintes processos: Planejar, Fazer (Do), Checar e Agir.
Assim, depois de planejar o passo a passo das mudanças que serão implementadas, a equipe deverá executá-las. Em seguida, os gestores precisam acompanhar o processo e avaliar o desempenho, a fim de corrigir eventuais erros. Por fim, as equipes voltam a desempenhar as ações já corrigidas.
Ferramentas de controle
Uma ótima ferramenta para ajudar a visualizar as estratégias criadas no Ciclo PDCA é a 5W2H, tabela em que estarão definidas todas as ações, prazos, responsáveis, custos, como e onde tais ações serão desenvolvidas (baixe sua tabela aqui).
Para mais informações sobre planejamento, conte com a equipe da Futura, que está pronta para esclarecer dúvidas nas redes sociais e WhatsApp.
Outra solução incrível que a Futura desenvolveu para os clientes é a ISOFLIX, plataforma de capacitação contínua especializada em Sistemas de Gestão da Qualidade. Assim, o seu colaborador participará de treinamentos e eventos com os conteúdos mais atuais de mercado, além de aprender estes conceitos de forma inovadora, inteligente e gamificada. Saiba aqui sobre ISOFLIX.
