Apareceu um problema. E agora?

Quando surge algum problema é natural que a primeira coisa que se faça é “prever” as consequências deste, o quanto ele irá afetar o desenvolvimento de algum plano que esteja em ação, ou mesmo começar a abrir mão de algumas coisas para que o obstáculo seja amenizado. Contanto, o que muita gente não imagina, é que o inconveniente pode ter soluções mais rápidas ao se otimizar o tempo com a ferramenta dos Cinco Porquês.

Esta metodologia foca diretamente na raiz do problema, sem passar pelo aborrecimento de preparo de planos B, reclamações dos envolvidos ou qualquer coisa do tipo. Ao destacar a causa em exato, é possível tomar decisões e provocar mudanças para que nenhum novo incômodo apareça, ligando-se ao problema original (já que, na maioria das vezes, a atenção está totalmente voltada a resolver o problema 1, que acaba causando um problema 2 e se liga ao problema 3…e assim por diante). O que temos aqui, normalmente, é uma grande bola de neve, que pode crescer e nos sufocar se a causa não for resolvida a tempo.

É preciso conhecer a causa do problema

Algo muito simples pode ajudar na questão – basta esquecer-se dos sintomas do problema e pensar somente na causa dele. Para ficar mais fácil de compreender, podemos imaginar uma situação hipotética usual: comprar um produto pela internet e não chegar conforme planejado, ou ainda não chegar a tempo da ocasião a que se destina. Normalmente, a reação é um desastre total, onde em qualquer dos casos, não dá para se utilizar o produto. Assim, pode ocorrer conversar com o vendedor para ocasionar na devolução do dinheiro, ou manter o produto do jeito que está; porém, caso aconteça com outra pessoa do mesmo círculo pessoal, o problema pode se repetir. Isso ilustra que não importa quanto esforço seja dado aos sintomas, porque não passa de “remendos” em um grande buraco, que sempre irá surgir de novo e de novo.

Como é possível utilizar a metodologia dos cinco porquês?

Como dito no início do texto, o método consta na concentração direta à causa, utilizando “porquês” para encontrar uma solução. Ao contrário do nome, não se trata somente de cinco perguntas, algumas vezes será um número maior, outras, menor. De fato, a simplicidade de tal estratégia pode gerar dúvidas e descrença na resolução, mas funciona muito bem em problemas simples ou moderados do dia-a-dia, na administração de empresas, desenvolvimento de projetos, programações e outras linhas de modo geral. Tudo que se deve fazer é perguntar-se diversas vezes o porquê de tal reação.

  Utilizando novamente o exemplo dado a respeito de compras na internet, pode-se utilizar:

— O produto não chegou no prazo esperado.

Por quê? Houve erro na programação da entrega.

Por quê? O vendedor possivelmente enviou o pedido mais tarde que o desejado.

Por quê? O comprador fez a ordem em cima da hora.

Por quê? Não calculou corretamente os prazos, desconsiderando possíveis contratempos envolvendo os correios ou despacho de produtos.

Ação: Ordenar um pedido em um intervalo de tempo maior, dando tempo de ser entregue antes do começo de preparativos para o evento.

É possível observar a aplicabilidade desta técnica também na figura a seguir:

Evitar a recorrência do problema

Como é possível notar, esta ferramenta consegue seguir profundo em questões que não vêm à cabeça em um raciocínio de solução simples, por exemplo, pois na maior parte das vezes estamos focados apenas em saber como resolver, e não porque resolver. Com a metodologia, é possível não somente solucionar o problema, como também evitar que ele volte a acontecer.

Entretanto, é importante lembrar-se que este procedimento só é indicado para processos simples ou de dificuldade média, não sendo recomendado para causas mais complexas, onde deve-se utilizar meios técnicos. Para saber qual é o caso, comece enfrentando qualquer problema que tenha com a pergunta “por quê? ”, e, se conseguir uma resposta, continue repetindo-a até ser capaz de chegar em uma ação corretiva. Se não for o caso, tente algo mais aprimorado, pois, ao menos, a metodologia dos cinco porquês ajudou a trilhar algum lugar.